Muchas cosas cambiaron cuando las oficinas enviaron a sus empleados a trabajar a casa. Por un lado, la organización es completamente diferente. El empleado no tendrá que ir y venir del trabajo y no verá a sus compañeros cara a cara todos los días. Esto también significa que el superior no siempre podrá supervisar todos los movimientos de un empleado durante el día.
Otra cosa que también cambió fue la forma en que los miembros del equipo y los jefes se comunican entre sí. El formato de comunicación es completamente diferente con nuevos desafíos que enfrentar y superar. El objetivo es asegurarse de que la comunicación sea clara para que el trabajo sea eficiente y las tareas al final se realicen.
Al teletrabajar, los compañeros de oficina no hablan entre sí en todo el día. A menudo estamos solos, lo que significa que es muy importante que la comunicación de tareas y actualizaciones sea clara desde el principio. No queremos estar haciendo un trabajo innecesario o incorrecto que no servirá para nada, independientemente de lo mucho que hayamos trabajado. La comunicación remota es la forma en que recibimos instrucciones y feedback sobre el trabajo que hacemos. También incluye pasar los informes de progreso. Debido a que todo esto se hace de forma remota, obtenemos información sin ver el lenguaje corporal o las señales no verbales de nuestro compañero de oficina. Según Indeed, se necesita claridad y precisión para garantizar el cumplimiento de los deberes correctos.
Aparte de conversaciones de negocios, el lado divertido y social de relacionarse con los empleados también es importante para mantenerlos motivados e inspirados para contribuir al trabajo.
Estos son los métodos de comunicación que los equipos pueden aplicar:
1. Instalar software colaborativo
Hay muchos programas de software colaborativo que los empleados podrían usar donde es casi como si estuvieran trabajando con alguien en persona. A través de estos programas de software, puedes enviar y recibir mensajes, compartir archivos y trabajar simultáneamente con tus compañeros. También puedes solicitar feedback o ayuda cuando la necesites. Los empleados deben estar disponibles durante todo el día; si estás trabajando en algo, puedes cambiar el estado a "No molestar" para que todos estén informados de que no estás disponible para responder en este momento.
2. Usar mensajería instantánea
Debe haber un canal de comunicación laboral donde los empleados puedan hablar entre ellos y recibir respuestas instantáneamente. No limites el uso de chats instantáneos solo para los negocios; permíteles hablar sobre temas e historias personales en tiempo real. Esto puede ayudarlos a obtener respuestas lo más rápido posible y a entablar amistades aunque ya no trabajen cara a cara. Esto también da una sensación de privacidad donde dos personas pueden discutir las tareas del trabajo sin tener que involucrar a todo un departamento.
¿Por qué es necesario esto cuando hay correos electrónicos? La mensajería instantánea permite una mayor interacción que las llamadas o los correos electrónicos. Los empleados también pueden configurar notificaciones para algún compañero y/o sus jefes que podrían necesitar algo de ellos.
3. Hacer reuniones por videoconferencia
Cuando llegó COVID-19, se observó un aumento en el uso de aplicaciones de videoconferencia. Aunque no os veáis físicamente, es lo más cerca que podrías estar de ver a tus compañeros cara a cara, incluso desde casa. Si deseas trabajar de manera más eficiente, usa videoconferencias para comunicarte mejor con tus compañeros. Verás sus expresiones faciales y los gestos corporales y escucharás el tono de sus voces.
Puedes programar reuniones semanales y mensuales para poner al día al equipo. Puedes ver el progreso y el rendimiento de todos al tener reuniones periódicas. Es el momento en que todos pueden compartir sus pensamientos, ideas, opiniones y también sus inquietudes.
Elige entre los miembros del equipo el mejor día de la semana para reuniros. Considera el tiempo y la cantidad de trabajo para cada empleado. Asegúrate de no programar reuniones innecesarias porque esto puede consumir un tiempo precioso y afectar la productividad de los empleados.
Para los empleados que están ausentes, sería útil que pudieran acceder a las reuniones grabadas. También lo podrían utilizar los empleados presentes como referencia o aclaración de algunas tareas que se les han asignado. Puedes grabar la reunión en pantalla para tener estas copias disponibles para los empleados interesados.
Consejo: puedes usar un convertidor de escritorio de pie para lograr la altura que deseas de tu ordenador o portátil durante una videoconferencia. Tenerlo a la altura de los ojos ayudará a que tu compañero te trate como un igual.
4. No dejar de lado el correo electrónico
Puede que para algunos sea anticuado, pero el tipo de comunicación más formal y eficaz al trabajar de forma remota es el correo electrónico. Lo perfecto de los correos electrónicos es que facilita un registro automático de lo que se habló y lo que se acordó. También ofrece la oportunidad de pensar más en las respuestas porque no es tan instantáneo como comunicarse a través de aplicaciones de mensajería instantánea.
5. Usar herramientas de gestión de proyectos
Hay muchas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar a los equipos que trabajan con varios proyectos a la vez. El uso de estas herramientas puede ayudarlos en la colaboración y comunicación organizadas. Estas herramientas pueden ayudarl a planificar, programar, dar comentarios, compartir archivos, realizar un seguimiento del progreso y chatear en una sola plataforma. Notarás que con la ayuda de estas herramientas, tu equipo podría hacer un mejor uso de los recursos de manera
eficiente y aliviar el estrés de las grandes cargas de trabajo remotas.
6. Hacer que los empleados preparen informes de actividad
Dado que teletrabajar resulta ser un desafío en la comunicación, asegúrate de tranquilizar a los gerentes elaborando informes de actividad. Esta es también la forma que tiene el gerente de estar al día con el progreso diario de los empleados. Lo que se debe hacer es que cada empleado enumere lo que tiene que hacer en el día y lo mueva en columnas, según su estado. Puedes basar tu agenda de reuniones en los informes de actividad que envíen tus empleados. Busca plantillas en línea si necesitas una guía para tus empleados sobre cómo hacer un informe de actividad.
7. Usar ayudas visuales
Igual que en el colegio, incluso a los adultos les encantan los materiales visuales. Cuando comentes un nuevo proyecto con tu equipo que involucre una gran cantidad de datos, usa imágenes para comunicar lo que quieres. Puedes usar diagramas, dibujos y tablas para mostrarles las ideas.
Para los que necesitan ayuda en el departamento de diseño, también pueden usar un software de presentación. Incluso puedes utilizar Canva o Prezi, que embellecen una presentación. Recuerda usar colores, imágenes y diseños llamativos y luego proponer un plan de acción concreto.
8. Interactuar con los empleados en asuntos no comerciales
Una oficina sigue siendo un área social, así que trata de conseguir lo mismo que se hacía en persona asegurándote de poder programar reuniones virtuales divertidas. Indeed.com se refiere a ellas como "refrigeradores de agua virtuales" en los que todo el equipo puede reunirse, compartir sus intereses y aprender unos de otros. Tienes que proporcionarles oportunidades para una comunicación informal.
En la plataforma de mensajería interna del equipo, se puede crear un refrigerador de agua virtual en un canal no relacionado con el trabajo. Úsalo para compartir fotos de viajes, recetas, descubrimientos e historias divertidas para que los empleados puedan hacer lo mismo.
