Cuando hablamos de la comunicación esencial de una empresa, es lógico pensar en que es importante saber cómo relacionarnos con los clientes externos y/o con nuestros proveedores o colaboradores.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que la comunicación interna es igual de relevante o incluso más, si queremos alcanzar los objetivos empresariales y tener un buen clima laboral.
Un plan de comunicación interna es una hoja de ruta, es decir, una especie de guía, en la que se marcan los objetivos que se pretenden alcanzar, describiendo las acciones de comunicación que se llevarán a cabo en relación con los empleados, definiendo a su vez la estrategia para gestionar la integración del capital humano de de dicha empresa.
En otras palabras, se detalla que se espera de los trabajadores, y se utiliza como medio para, a través de su contenido, informar, recordar y persuadir a los mismos de cómo la empresa espera que cumplan sus tareas individuales para alcanzar un fin u objetivo global.
Objetivos de un plan de comunicación interna
Aunque ya hemos especificado el objetivo principal de un plan de comunicación interna, estas acciones comunicativas tienen a su vez diferentes objetivos.
Algunos de ellos pueden ser: llevar un seguimiento de la evolución de la empresa; informar sobre acontecimientos importantes, motivar a los trabajadores a mejorar su productividad y fomentar un buen clima laboral.
Elementos clave de la comunicación interna
Para crear un plan de comunicación interna en una empresa que sea efectivo y ayude a alcanzar los resultados deseados, existen varios pasos claves que se deben tener en cuenta en su elaboración, y que desarrollamos a continuación.
Análisis previo
El primer paso para crear un plan de comunicación es realizar un análisis o diagnóstico previo de las necesidades de comunicación de la empresa, para conocer cuál es el punto de partida
Para ello se deben evaluar cómo son las relaciones entre los trabajadores y que se necesita mejorar en esa interacción. Este análisis se puede realizar por medio de encuestas a los mismos empleados o, si no se tiene claro el motivo de las deficiencias en la comunicación, realizando una auditoría por personal externo.
Objetivos
Otro elemento primordial al crear un plan de comunicación interno es tener claro los objetivos que la empresa quiere conseguir con las nuevas acciones comunicativas. Se deben plantear objetivos a corto, medio y largo plazo. Estos serán el punto de partida de las posteriores estrategias de trabajo que la empresa desarrolle y, para que funcione dicho plan, todos los miembros de la empresa deben conocerlo.
Una vez creados dichos objetivos, se deben establecer una serie de pasos que permitan cumplirlos, como pueden ser las reuniones a celebrar, su frecuencia, y la forma en que los trabajadores informarán al resto de sus avances.
Asimismo, es imprescindible dejar claro el medio de comunicación diario entre equipos y compañeros.
Ejecución del plan
Una vez realizado el diagnóstico previo y establecidos los objetivos y la estrategia a seguir, llega el momento de la ejecución del plan.
Para que éste sea efectivo, se debe establecer un calendario de acciones a seguir y toda la plantilla debe conocer su existencia para que adapten su forma de trabajar a las nuevas directrices establecidas en el documento.
Evaluación y corrección
Pasado un tiempo desde la implantación del plan de comunicación interna, es necesario analizar los resultados para ver si ha ayudado a mejorar la comunicación en el trabajo o si es necesario mejorarlo.
A pesar de que, hasta que no pase bastante tiempo no se puede hacer una evaluación exhaustiva, sí que se puede comprobar a corto plazo si se están alcanzando algunos objetivos marcados.
Por ejemplo, se puede comprobar si se han celebrado las reuniones acordadas, si se utilizan los canales de comunicación establecidos y si los trabajadores están satisfechos con los resultados.
Si no se han alcanzado los objetivos deseados, se debe replantear la situación buscando nuevas estrategias que aumenten la efectividad del plan.
Para que éste sea más efectivo, existen diversos elementos que se pueden tener en cuenta para su mejora, los cuales deben ser explicados en una nueva reunión o informe, para que todos los trabajadores sean conscientes de los cambios aplicados.
Un aliciente importante para mejorar la comunicación es trabajar para tener más motivación laboral, involucrando a los trabajadores en la aportación de ideas y en la toma de decisiones, lo que los hará sentirse más valorados.
En relación a la empresa, es importante tener clara su identidad corporativa, reforzando mediante el plan el sentimiento de pertenecer a dicha compañía, creando un mayor compromiso para tener una buena imagen.
Para ello, el plan de comunicación interna se debe ajustar a la cultura corporativa, es decir, a la forma de trabajar habitual de la empresa, siempre reforzando sus características más positivas.
