Onboarding literalmente significa “traer a bordo”. Se trata de un método para facilitar el proceso de asimilación a un empleado en un nuevo trabajo y frenar las barreras que surgen al comenzar en un sitio diferente y desconocido.
Es un proceso de gestión para la incorporación de las personas a sus nuevas tareas. Es decir, se trata de aplicar ciertos mecanismos para que el recién llegado se adapte a su puesto y adquiera los conocimientos necesarios para realizar su trabajo con eficacia.
Con este método se pretende hacer esta transición de una forma cómoda y efectiva. Además, de esta forma también se introduce a la persona en la filosofía empresarial y en su forma de proceder.
El onboarding va más allá del simple aprendizaje e implica una adaptación de los empleados a la cultura de una empresa.
Tipos de onboarding
Existen diferentes tipos de onboarding que se adaptan a cada tipo de empresa y forma de organización. Los tres tipos generales que hay son:
Onboarding OnSite: Es el método más convencional, ya que se trata de la incorporación al puesto de trabajo de forma presencial, siendo acompañado de toda la información necesaria para comenzar, pudiendo también facilitarse herramientas digitales de trabajo, aunque todas las explicaciones de su uso se dan en persona.
Onboarding Semi OnSite: Este método consiste en que el empleado, antes de incorporarse a su puesto, recibe información previa por parte de la empresa. Esta se puede recibir por medio de cursos formativos, manuales, libros de estilo, etc, dependiendo del tipo de empresa. Esta modalidad también implica una fase de conocimiento presencial, que se desarrolla dentro de la organización de modo presencial. Es decir, es una combinación de estudio previo y enseñanzas personalizadas.
Onboarding Digital: Esta modalidad es completamente online y de forma remota. En este proceso toda la información se proporciona de forma digital, sin tener que acudir a la empresa en ningún momento, adquiriendo todos los conocimientos necesarios para desarrollar las tareas de forma digital.
Beneficios del onboarding
Aplicar el onboarding en una empresa tiene diferentes beneficios.
Algunos de ellos se pueden detectar a corto plazo, como son una adecuada integración del trabajador, una buena absorción de los valores de la cultura empresarial, la rápida productividad del mismo y una buena comunicación desde el principio, que disminuye las dudas y malentendidos.
Otros beneficios que puede conseguir la empresa a largo plazo son la mejora general de la productividad, la creación de un buen ambiente laboral y convertirse en una empresa con alta reputación en relación a la calidad de la gestión de su departamento de recursos humanos.
Objetivos del onboarding
Entre los principales objetivos del onboarding podemos destacar los siguientes:
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Lograr que el nuevo personal se sienta bienvenido en su entorno.
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Propiciar un entendimiento claro sobre las actividades y los procesos dentro de la empresa.
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Ayudar a comprender y generar arraigo de los objetivos y valores dentro de la cultura organizacional.
Proceso del onboarding
El proceso de onboarding de una empresa consta principalmente de dos grandes fases:
Administrativa: Está relacionada con la documentación que se firma ante la llegada de un nuevo trabajador, como es el contrato. Es el momento de plantear las dudas relacionadas con el salario, las vacaciones, el horario, el uniforme de trabajo en caso de que exista, etc.
Formativa: Se trata de la parte de cursos, conocimientos y toda clase de información que perciba el trabajador sobre su nuevo puesto.
Tipos de herramientas digitales para onboarding
Dentro de los tipos de onboarding que existen, en la actualidad el más aplicado es el digital.
Para facilitar el proceso de integración y acelerar su implementación, se recurre a herramientas digitales que permiten automatizar diferentes tareas. Algunas de estas herramientas son:
Checklists: Es un sistema que permite verificar la ejecución de todos los pasos de un proceso determinado y de esta manera evitar potenciales errores que puedan perjudicar la producción de un artículo o la prestación de un servicio de manera eficaz. Se puede enviar en formato Excel al nuevo empleado, para que lo tenga siempre disponible para consultas. Se puede usar para facilitar la información necesaria antes de comenzar a trabajar.
Firma electrónica: Existen diversos programas que permiten automatizar los procesos de firma y firmar documentos de forma legal de forma sencilla, sin tener que hacerlo de modo presencial.
Chatbots: Son unas herramientas que permiten consultar y obtener respuestas a dudas de forma automática. Es como un robot que aclara las preguntas al trabajador sin que tenga que acudir directamente a una persona.
También existen otro tipo de herramientas que, aunque son más caras para implementar en la empresa, están especializadas para el onboarding, por lo que facilitan mucho la experiencia y ahorran tiempo, promoviendo el aprendizaje social para lograr mejor comunicación e implicación de los empleados frente a la organización.
